EXCEL

10 astuces pour mieux utiliser Excel.

Trop souvent considéré comme un casse-tête, Excel demeure un outil indispensable pour les entrepreneurs, que ce soit en terme de suivi du chiffre d'affaires ou de la tenue d'un fichier prospects. Alors que la majorité des utilisateurs ne maîtrise que 20% des potentiels du logiciel, d'autres abandonnent purement et simplement. Point sur 10 astuces Excel pour vous simplifier la vie.

Les suites logiques

Rentrer l'intégralité de vos données, lorsqu'il s'agit de suites logiques, jours, mois, années ou chiffres impairs, représente un travail fastidieux. Excel présente l'avantage de les reconnaître. Saisissez les premières données de manière à ce que l'outil comprenne la logique. Sélectionnez ensuite vos cellules renseignées, puis cliquez et faites glisser vers les autres cellules où la suite doit s'appliquer. Le « cliquer / glisser » permet également de copier des données similaires ou des formules de calcul dans d'autres cellules.

Le format et l'alignement des cellules

Excel accepte différents formats comme les textes, les chiffres, les pourcentages ou encore les dates. Pour faciliter votre saisie et ensuite la lisibilité de vos données, sélectionnez le format adéquat dans le module « Format de cellules » ainsi que d'éventuelles options comme le nombre de décimales. Par ailleurs se trouvent également dans ce module différents onglets pour choisir la taille et la police de caractère, les couleurs… et l'alignement des cellules. Ce dernier est indispensable pour permettre, avec les options « Renvoyer à la ligne automatiquement » et « Ajuster », d'avoir les caractères qui ne dépassent pas mais soient bien compris dans chaque cellule.

La lisibilité des tableaux de données

Les longs tableaux de données manquent vite de clarté. Pour gagner en lisibilité, modifiez le zoom d'aperçu à l'écran et utilisez le module « Figer les volets » dans l'onglet « Affichage ». Ce dernier fige l'affichage de certaines données clés tout en faisant défiler les autres. Vous n'aurez plus l'obligation de savoir à quoi correspond la colonne K quand vous scrollerez vers le bas.

La création de plusieurs feuilles dans un même document

Un même fichier peut contenir plusieurs feuilles, très utile pour gérer par exemple un fichier de 20 000 prospects dont certains sont des particuliers, d'autres des professionnels et d'autres des collectivités. Plutôt que de créer trois fichiers, ajoutez des feuilles, renommez-les d'un simple clic droit sur un onglet déjà existant sur la barre horizontale au bas du classeur.

La suppression des doublons

Encore une option très intéressante pour le nettoyage d'un fichier. En sélectionnant les données de votre base prospects par exemple, puis en cliquant sur « Supprimer les doublons » dans l'onglet « Données », les redondances sont supprimées automatiquement plutôt que d'avoir à recontrôler ligne par ligne les informations.

La désactivation des liens

Il arrive fréquemment de cliquer sans le vouloir sur les liens qui se cachent derrière les adresses des mails et des sites internet, qui renvoient alors à d'autres pages. Une simple manipulation désactive les liens, en décochant les cases adéquates dans les options Excel (« Vérifications », puis « Options de correction automatique » et enfin « Mise en forme automatique au cours de la frappe »).

L'ajout, la suppression et l'inversion de lignes et colonnes

Par un simple clic droit après avoir sélectionné une ligne, vous pouvez en ajouter une au dessus ou simplement la supprimer. Si vous souhaitez par ailleurs changer de place votre ligne, sélectionnez-là, coupez-là, puis insérez-là en sélectionnant la ligne au-dessus de laquelle elle doit figurer. Le fonctionnement est le même pour les colonnes.

Les formules de calcul

Excel regorge de formules de calcul pré-écrites dans l'onglet du même nom, que ce soit pour des sommes toutes simples ou des calculs plus poussés pour un public averti. En cas d'erreurs, le module d'audit est très utile pour contrôler que celles-ci proviennent d'une incohérence dans la formule, dans la saisie ou dans la sélection des données sources.

Le format d'impression des fichiers

Là encore, l'impression d'un fichier Excel peut vite se transformer en cauchemar… Définissez vos zones d'impression dans l'onglet « Mise en page », en ayant au préalable sélectionné la plage à imprimer. Si vous obtenez un résultat illisible, vous pouvez réduire vos marges, toujours dans l'onglet « Mise en page », ou modifier les paramètres d'impression en sélectionnant par exemple une sortie en format A3.

La sécurisation des fichiers

Enfin, tout comme Word, Excel propose différents outils pour sécuriser vos fichiers. Outre la copie à l'enregistrement, vous pouvez protéger d'un mot de passe l'ouverture de vos fichiers, et la modification de ceux-ci, que ce soit pour l'intégralité des données ou seulement certaines cellules. Pour cela, rendez-vous dans la partie « Modifications » de l'onglet « Révision ».